5 kroků, se kterými budete napřed

Asi to pro vás nebude žádná novinka, nicméně naše zkušenost zní jasně: dobrý plán je polovinou úspěchu. I proto jsme vymysleli plánovací systém, se kterým budete mít pohromadě všechny malé i velké plány a vaše hlava bude o něco klidnější. Při sepisování plánů na papír se vám pak bude hodit následujících pět kroků:

1. Sepište si, jaké důležité termíny vás čekají v následujících čtyřech týdnech. Zaměřte se na: pracovní nebo školní deadliny, lékařské prohlídky, výlety, návštěvy, narozeniny blízkých, kroužky a kurzy i cvičení. Nejlepším pomocníkem bude některý z našich diářů. 

2. Definujte si cíle. Na co chcete být na konci příštího měsíce pyšní? Jaké kulturní akce si přejete stihnout? A jaký nový skill byste si rádi osvojili? S nastavením uchopitelných pracovních i osobních cílů vám skvěle pomůže metoda SMART, která říká, že každý cíl by měl být: konkrétní (specific), měřitelný (measurable), dosažitelný(achievable), relevantní (relevant) a časově vymezený (time-bound).

3. Označte si priority. Co je důležité, co hoří a co můžete případně přesunout na jindy. Využít můžete třeba metodu Eisenhowerovy matice, kterou proslavil americký prezident Dwight Eisenhower. V podstatě si stačí rozdělit papír do čtyř oken na: urgentní a důležité, urgentní a nedůležité, důležité a neurgentní, nedůležité a neurgentní. Pokud si úkoly rozčleníte pod jednotlivé štítky, získáte návod na to, jak pracovat s časem, aby vám neutekl žádný deadline a zároveň zjistíte, kterou z činností můžete třeba delegovat na někoho jiného.

TIP: Bude to o kousek větší zábava, když si k tomu vezmete k ruce zvýrazňovače nebo zvýrazňovací samolepky. Co barva, to jiný stupeň na škále priorit.

4. Pište si to do listy. Nejlépe pro každý pracovní nebo školní den. Můžou být papírové, ale radost ze splněných úkolů budete mít i po odškrtnutí bodů v telefonu.

5. Nezapomínejte na odměny. A zahrňte do plánování čas, kdy budete odpočívat, výletit a trávit čas v kruhu milých lidí. Povedlo se vám poskládat tu nejhezčí prezentaci všech dob? Odměňte se dlouhou procházkou a vyčistěte si hlavu. Zvládli jste zkoušku ve škole? Tak hurá do kina nebo pro novou knížku. Každý pokořený úkol může být důvod k oslavě. Nebojte se slavit často a pravidelně.

Tipy, jak být více produktivní

I v tom nejlepším plánu se ale občas můžou vyskytnout trhliny a i těm nejvytrvalejším občas dojde dech. Na paniku z toho, že nestíháte i absenci soustředění a nápadů, ale známe  efektivní nástroje a strategie. Co takhle začít je aplikovat v práci nebo škole?

Najít svůj rytmus: Každý to máme trochu jinak. Někdo je produktivnější až odpoledne. Dalšímu se zase úkoly nejlépe odbavují brzy ráno, když většina lidí ještě spí. Jakmile ale navnímáte, kdy se vám pracuje s největší lehkostí, využijte toho na maximum a nejtěžší úkoly si načasujte na denní dobu, která vám vyhovuje nejvíc.

Digitální pomocníci: Aplikace Todoist vám dá prostor na plánování času i organizaci projektů. S to do listy vám pomůže i Remember the Milk. A na psaní poznámek v telefonu se vám bude hodit Agenda.

Pomodoro metoda: Asi už jste o ní slyšeli, ale připomenout ji určitě není na škodu, protože je velmi efektivní. Pomodoro metoda staví na tom, že po 25 minutách soustředěné práce by měla následovat 5 minutová pauza. Žádná unavená mysl, absolutní fokus! A pokud si potřebujete vzít na pomoc aplikaci, stáhněte si Flat tomato.

Sníst žábu: Přesně tak se říká metodě, v rámci které si předem identifikujete nejdůležitější úkol dne, který byste pravděpodobně odkládali, jak by to jen šlo. Vy ho ale odbavíte hned jako první, naladíte se na produktivní vlnu a s chutí se pustíte do úkolů, které už budou jen lehčí.

Sousloví “Eat the frog” proslavil spisovatel Mark Twain, který pronesl, že pokud je vaším úkolem sníst žábu, je lepší to udělat hned ráno na začátku dne, protože nic horšího už se vám pak nestane.

Time-blocking: Když se cítíme přehlcení úkoly, máme často tendenci přebíhat z úkolu na úkol a nejsme příliš efektivní. Pomoci s tím může metoda zvaná time blocking, která spočívá v tom, že si rozdělíte den do časově ohraničených slotů: čtvrthodina na kontrolu mailů, tři hoďky na koncentrovanou práci, půl hodiny na oběd a tak dále. Vyvarujete se přepínání mezi úkoly a současně si vyčleníte delší okna na soustředěnou práci.

Namáhejte i tělo, ne jen mozek: Právě fyzická aktivita totiž druhý den přispívá k větší míře soustředěnosti na pracovní úkoly, ukazuje studie z časopisu Personnel Psychology. Už pouhých dvacet minut každodenního cvičení podle výzkumníků přispívalo ke zlepšení pracovního výkonu (mimo jiné i proto, že účastníci po aktivitě lépe spali a byli vitálnější). Co takhle se ráno místo odkládání budíku protáhnout? Nebo si nechat ujet tramvaj a projít se pěšky z kanceláře?

Dopřejte si čas na reflexi

S promeškanými termíny v diáři a odloženými úkoly se vám nejspíš usíná o něco hůř. Ale neměli byste zapomínat, že každý den, týden i měsíc je jiný, a proto je potřeba na plnění cílů nahlížet z širší perspektivy. S tím vám pomůže čas, který si vyhradíte čistě na reflektování všeho, co se povedlo i nepovedlo.

Může to být 15 minut, ale klidně i celé odpoledne. Pište, malujte, rozjímejte nad čímkoliv, co se vám bude honit hlavou. Ideálním parťákem bude některý z našich prémiových zápisníků.

V deníku si začněte pravidelně odpovídat na otázky typu:

1. Které oblasti mého života aktuálně vyžadují více pozornosti?

2. Na čem pálím příliš mnoho své energie?

3. Co mi za poslední měsíc dělalo největší radost? Za co jsem vděčný?

4. Z čeho jsem naopak byl/a nejvíc ve stresu? A jak tím pro příště projít se vztyčenou hlavou?

5. V čem se mi daří/ nedaří rozvíjet nebo posouvat?

6. Co nového jsem se v posledních týdnech naučil/a?

Co může být překážkou

Multitasking: Výzkum ze Stanfordské univerzity naznačuje, že většina lidí není schopna plnit více úkolů najednou, a multitasking tudíž spíš znamená, že přepínáme mezi několika disciplínami současně, což ale zpravidla vede k nižší efektivitě. Lidé, kteří často multitaskují, hůře udržují pozornost, obtížněji pracují s pamětí i filtrují nepotřebné informace.

Zahoďte telefon:Alespoň při soustředěné práci, protože i když ho máte vedle sebe, byť vypnutý, může ovlivňovat váš kognitivní výkon. Vyplývá to ze studie Brain Drain z roku 2017, v rámci které vědci zkoumali tři skupiny – jedna měla mobil na stole, další v kapse a třetí ve vedlejší místnosti. Ukázalo se, že čím blíž telefon byl, tím víc klesala schopnost se soustředit. Přepnout do módu Nerušit tudíž nemusí úplně stačit. Čili pokud se potřebujete koncentrovat na práci nebo učení, doporučujeme telefon odložit co nejdál.

Seznamte se s prokratinací: Ve studii publikované v časopise Applied Psychology: An International Review, vědci zasílali studentům dvakrát denně čtyři otázky, které směřovaly k motivaci a způsobu, jakým změnit svoje návyky a vydat se vstříc produktivitě. Za dva týdny už se projevil rozdíl. U studentů, kteří dostávali tyto otázky, byla větší pravděpodobnost, že začnou pracovat na svých úkolech s předstihem, než u těch, kteří otázky nedostávali. Podrobněji výsledky výzkumu shrnují Brain we Are.

Tudy pro další inspiraci

Pokud je produktivita a efektivní plánování aktuálně vaše téma, přečtěte si, jak vám s ním může pomoci věda. Nebo se inspirujte tím, jako to dělají lídři a profíci v oblasti produktivity. A jestli se cítíte přehlcení tím, co se děje kolem vás, co takhle vyzkoušet digitální detox?