Nápady nepočkají. Pořiďte si zápisník, který udrží krok s vaší kreativitou!
Nápady nepočkají. Pořiďte si zápisník, který udrží krok s vaší kreativitou!
Také byste si přáli stíhat toho o trošku víc? Přemýšlíte, jak být více produktivní a jak dosáhnout svých cílů – a ideálně co nejdřív? Jak zkombinovat domácí a pracovní povinnosti tak, abyste při běhu všedními dny neztráceli dech? Jde to – s pomocí efektivního systému, nastavování priorit a samozřejmě papíru. A potřebovat k tomu budete jen to do list a pero.
To Do List je v podstatě profesionální úkolníček, který slouží k sepsání seznamu povinností, které potřebujete v daném dni, týdnu nebo měsíci splnit. A když je úkol hotový, můžete ho přeškrtnout, odfajfkovat, zabarvit nebo vymalovat kolečko – podle toho, co vás těší nejvíc.
Právě v odměně, která se dostaví po odbavení úkolu, spočívá největší kouzlo konceptu to do listu. Vizuální odškrtávání povinností totiž úzce souvisí s vyplavováním dopaminu v mozku. A zaznamenání nedotažených úkolů nám navíc může výrazně ulevit od stresu.
Ruská psycholožka Bljuma Zeigarnik ve 20. letech 20. století přišla na to, že nedokončené nebo přerušené úkoly mají v rámci našeho mozku výsadní postavení. Její učitel, psycholog Kurt Lewin si totiž při návštěvě restaurace povšiml, že si číšníci obratně pamatují detaily objednávek, nicméně jakmile zákazníci zaplatí, informace z paměti zmizí.
Následovala studie, ve které Zeigarnik rozdala účastníkům sadu úkolů k vyřešení – od skládání puzzle až po složení papírové krabice, přičemž zhruba u poloviny z nich byli účastníci při následném plnění vyrušeni. V rozhovoru po experimentu je pak Zeigarnik požádala o sdělení informací o jednotlivých úkolech.
A výsledky skutečně potvrdily původní hypotézu: 90 % účastníků si vybavovalo lépe detaily úkolů, u kterých byly vyrušeni. Nedotažené úkoly totiž v našem mozku vytvářejí kognitivní zátěž a v důsledku toho si je i snadněji vybavíme a ukládáme do paměti.
Popsané schéma, nazývané také jako efekt Zeigarnikové, může být velkým přínosem pro naši produktivitu. S tím, jak se počet rozřešených a nedotažených úkolů zvětšuje, nicméně sehrává i roli nepříjemného generátoru stresu. A právě tady přichází na scénu to do list, který vám pomůže eliminovat negativní dopady popsaného efektu. Poslouží vám totiž jako přehledné úložiště nedořešených povinností a zároveň pomůže rozložit rozsáhlé projekty do dílčích, snadněji zvládnutelných kroků.
Přidělujte úkolům prioritu
S prioritizací vám pomůže například Eisenhowerova matice, která rozděluje úkoly podle dvou kritérií: urgence a důležitosti → do 4 bloků na: urgentní a důležité; urgentní a nedůležité; neurgentní a důležité; neurgentní a nedůležité.
Efektivní rozdělení úkolů můžete udělat i na základě toho, jestli daná činnost nebo povinnost vyžaduje hlubokou koncentraci nebo jde o úkol, který zabere nanejvýš pár minut a můžete si ho tudíž relativně rychle odškrtnout.
TIP: Pro stanovení priorit skvěle využijete i zvýrazňovače nebo snímatelné samolepky Stalogy, které můžete libovolně přelepovat podle toho, jak se vám budou priority měnit před očima i pod rukama.
Rozdělte složité úkoly na menší
Často je tou nejobtížnější fází procesu jednoduše začít. A u komplikovaných nebo velkých projektů to platí dvojnásob! Pokud si je ale zvládnete rozplánovat na menší, snesitelná sousta, může vám to začátek významně ulehčit!
Učíte se na velkou zkoušku? Neurčité „učit se“ můžete z to do listu rovnou vynechat.Místo toho si do něj včas zaznamenejte přípravu studijních materiálů a následně i různé způsoby, jak se budete učit: soustředěné čtení, přepisování, online flashcards i čerpání informací z videí. Každý den to můžete nakombinovat jinak, nicméně nezapomeňte nakonec ještě přidat časové ohraničení.
To samé zvládnete u pracovního projektu: podrobně sepište si všechny jednotlivé kroky procesu a jakmile máte plán rozdělený na malé úkoly a přepsaný v to do listu, stačí je jen postupně odškrtávat a sledovat, jak se projekt posouvá vpřed.
Kombinujte měsíční, týdenní i denní to do listy
Měsíční to do list vám pomůže získat komplexnější perspektivu. Zapíšete si na něj pracovní projekty, s nimiž chcete pohnout, i osobní cíle, které si přejete stihnout. A budete ho mít neustále na očích. Týdenní seznam může shrnovat nejdůležitější úkoly mezi pondělkem a nedělí, připomínat povinnosti pro aktuální týden i hledat prostor na volnočasové aktivity. A denní to do bude vaším orientovaný asistentem, ohlídá všechny deadliny a rozčlení složité úkoly na menší.
Díky tomuto rozdělení si budete hravě udržovat přehled na tím, co je potřeba odbavit hned a co naopak počká na jindy. A zároveň zvládnete rozdělit komplikované úkoly do jednodušších dílčích tasků, které budete zdolávat na denní bázi – kousek po kousku.
Nezapomínejte na pravidelnou revizi
Může se stát, že se vám na konci dne seznam úkolů nezkrátí, ale naopak budete odcházet s ještě delším to do listem, než s jakým jste začínali. Jeden task přidáte, dva přibydou, znáte to sami. Nicméně je důležité nepodléhat zoufání a na konci dne pravidelně revidovat, jaké úkoly si přenášíte do toho dalšího.
Díky pravidelné revizi na konci dne se vám žádná nesplněná položka z to do listu neztratí. Zároveň si bod po bodu zreflektujete uplynulý den – co se stihlo, co musíte odbavit zítra a jaké povinnosti vás čekají. Jde o efektivní rituál před zaklapnutím počítače nebo dveří kanceláře, jelikož vás příjemně naladí na konec pracovní doby.
S prokrastinací má osobní zkušenost každý. Všichni už jsme čelili paralýze, která přichází ve chvíli, kdy je úkolů nejvíce. Mozek se zkrátka sekne, protože neví, kterou povinností začít, a tak pro jistotu nezačne žádnou. A zahlcení povinnostmi bohužel nezažíváme jenom v práci. Také u domácích a volnočasových aktivit se úkoly kupí a jejich ladění může být pěkná dřina. Ale nemusí. Protože jsme vytvořili náš vlastní To Do List trhací blok, který obsahuje přesně to, co je k větší efektivitě, přehlednosti a čisté hlavě potřeba.
Náš to do list, seznamte se:
Odškrtněte si další várku inspirace
Pokud vás téma plánování fascinuje a baví vás nacházet tipy na to, jak získat více času na věci, které vám dělají radost, můžete pokračovat v čerpání inspirace. Zajímá vás, jak se od sebe liší time blocking a time boxing? Chcete se naučit, jak začít vytvářet svůj první bullet journal? Nebo vás aktuálně trápí téma prokrastinace a potřebujete funkční strategii, jak ji porazit?
Vzdělávejte se, objevujte a zkoušejte. Ať vaše plány nezůstanou jen na papíře!
