Jak být produktivní

Sepište si, jaké důležité termíny vás čekají v následujících čtyřech týdnech. Asi to pro vás nebude žádná novinka, nicméně naše zkušenost zní jasně: dobrý plán je polovinou úspěchu. I proto jsme vymysleli plánovací systém, se kterým budete mít pohromadě všechny malé i velké plány a vaše hlava bude o něco klidnější. Zaměřte se na: pracovní nebo školní deadliny, lékařské prohlídky, výlety, návštěvy, narozeniny blízkých, kroužky a kurzy i cvičení.

• Dopřál/a jsem si plánovací chvilku.

Definujte si cíle. Na co chcete být na konci příštího měsíce pyšní? Jakou kulturní akci si přejete stihnout? A jaký nový skill byste si rádi osvojili? S nastavením uchopitelných pracovních i osobních cílů vám skvěle pomůže metoda SMART, která říká, že každý cíl by měl být: konkrétní (specific), měřitelný (measurable), dosažitelný (achievable), relevantní (relevant) a časově vymezený (time-bound).

• Určil/a jsem si tři větší cíle, které chci tento měsíc naplnit. A každý den si stanovím tři úkoly, které potřebuji odbavit.

Označte si priority. Co je důležité, co hoří a co můžete případně přesunout na jindy. Využít můžete třeba metodu Eisenhowerovy matice, kterou proslavil americký prezident Dwight Eisenhower. V podstatě si stačí rozdělit papír do čtyř oken na: urgentní a důležité, urgentní a nedůležité, důležité a neurgentní, nedůležité a neurgentní. Pokud si úkoly rozčleníte pod jednotlivé štítky, získáte návod na to, jak pracovat s časem, aby vám neutekl žádný deadline a zároveň zjistíte, kterou z činností můžete třeba delegovat na někoho jiného.

TIP: Bude to o kousek větší zábava, když si k tomu vezmete k ruce zvýrazňovače nebo zvýrazňovací samolepky. Co barva, to jiný stupeň na škále priorit.

• Rozvrhl/a jsem si časové bloky a přiřadila je ke konkrétním úkolům.

Zkuste občas sníst žábu. Přesně tak se říká metodě, v rámci které si předem identifikujete nejdůležitější úkol dne, který byste pravděpodobně odkládali, jak by to jen šlo. Vy ho ale odbavíte hned jako první, naladíte se na produktivní vlnu a s chutí se pustíte do úkolů, které už budou jen lehčí.

Sousloví “Eat the frog” proslavil spisovatel Mark Twain, který pronesl, že pokud je vaším úkolem sníst žábu, je lepší to udělat hned ráno na začátku dne, protože nic horšího už se vám pak nestane.

• Alespoň jeden den v týdnu jsem se pokusil/a odbavit ten nejnáročnější úkol jako první.

Vytvořte si šablony pro rutinní úkoly. Pokud se alespoň určitá část vaší práce opakuje s železnou pravidelností, ulehčete si ji. Chodí vám pravidelně podobný typ e-mailu? Předpřipravte si odpověď a pak už ji jen přizpůsobujte. Sestavte si šablonu na efektivní zápisky z porad nebo schůzek. A taky vizuální kostru pro vytváření prezentací, po které budete moci sáhnout, kdykoliv to bude potřeba.

• Využívám šablony a redukuju práci navíc.

Pište si to do listy. Nejlépe pro každý pracovní nebo školní den. Můžou být papírové, ale radost ze splněných úkolů budete mít i po odškrtnutí bodů v telefonu.

• To do list na tento týden mám sepsaný. A postupně ho odškrtávám, přepisuji a měním.

Poznejte svůj rytmus. Každý to máme trochu jinak. Někdo je produktivnější až odpoledne. Dalšímu se zase úkoly nejlépe odbavují brzy ráno, když většina lidí ještě spí. Jakmile ale navnímáte, kdy se vám pracuje s největší lehkostí, využijte toho na maximum a nejtěžší úkoly si načasujte na denní dobu, která vám vyhovuje nejvíc.

• Zvážil/a jsem své energetické špičky a propady a přizpůsobil/a tomu svůj denní plán.

Seznamte se s time-blockingem. Když se cítíme přehlcení úkoly, máme často tendenci přebíhat z úkolu na úkol a nejsme příliš efektivní. Pomoci s tím může metoda zvaná time blocking, která spočívá v tom, že si rozdělíte den do časově ohraničených slotů: čtvrthodina na kontrolu mailů, tři hoďky na koncentrovanou práci, půl hodiny na oběd a tak dále. Vyvarujete se přepínání mezi úkoly a současně si vyčleníte delší okna na soustředěnou práci.

• Vyzkoušel/a jsem si time-blocking v praxi.

Osvojte si pomodoro metodu. Asi už jste o ní slyšeli, ale připomenout ji určitě není na škodu, je velmi efektivní. Pomodoro metoda staví na tom, že po 25 minutách soustředěné práce by měla následovat 5 minutová pauza. Žádná unavená mysl, absolutní fokus! A pokud si potřebujete vzít na pomoc aplikaci, stáhněte si Flat tomato, která vás velmi rychle naučí, jak být produktivní.

• Pomodoro už ovládám a můžu pokračovat v učení dalších metod.

Nenechte se rušit. Rozptýlení číhá všude kolem nás a často je obtížné se mu ubránit. Výrazným krokem vpřed nicméně může být změna prostředí (třeba se vám bude lépe tvořit v knihovně, kavárně nebo pracovně vašeho kamaráda), aplikace Freedom nebo pravidlo, že na toho, kdo má v kanceláři v uších sluchátka, se nemluví.

• Vytvořil/a jsem si pracovní prostor bez rušivých elementů nebo objevila zajímavé místo na práci.

Nechte si pomoci od digitálu. Aplikace Todoist vám dá prostor na plánování času i organizaci projektů. S to do listy vám pomůže i Remember the Milk. A na psaní poznámek v telefonu se vám bude hodit Agenda. Nebo si můžete podněty a to do listy zapisovat do Poznámek v telefonu.

• Využívám aplikace, které mi usnadňují práci.

Naučte se klávesové zkratky. Protože uděláte lépe když ten ušetřený čas strávíte odpočinkem. Návod a přehled zajímavých zkratek najdete třeba tady.

• Umím pět nových klávesových zkratek.

Dělejte si pravidelnou čistku mailové schránky. Se srovnaným mailem půjdeme naproti klidné a organizované mysli. Archivujte e-maily, na které jste už odpověděli. Mažte průběžně zbytečnosti a používejte štítky, které vám usnadní orientaci v časech přehlcení. Protože cesta k tomu, jak být produktivní, jednoznačně vede přes organizovaný e-mail.

• Týden končím s přehlednou a vytříděnou e-mailovou schránkou.

Najděte si čas na úklid v počítači. Nejen e-mailové schránce sluší přehlednost a organizovanost. I složky ve vašem počítači budou nejlépe fungovat, pokud se v nich budete rychle orientovat a budete vědět, kde co hledat.

• V počítači už jsem si uklidil/a.

Pokud zůstáváte doma, ukliďte si alespoň jednou týdně pracovní stůl. Založte dokumenty do správných desek, vraťte věci na jejich místo, a to, co už vám neslouží, pošlete dál nebo vyhoďte.

• Mám uklizeno a vytřízeno.

Nezapomínejte na fyzickou schránku. Snídejte, obědvejte i večeřte. A k tomu zároveň pijte dostatek vody. Vyvážené pravidelné stravování a dostatečná hydratace jsou klíčem k soustředění – žádná únava, ani rozptylování hladem. A pokud vám dělá dodržování režimu problém, začněte si ho trackovat – v diáři nebo v aplikaci.

• Ohlídal/a jsem si jídlo i pitný režim.

Namáhejte i tělo, ne jen mozek: Právě fyzická aktivita totiž druhý den přispívá k větší míře soustředěnosti na pracovní úkoly, ukazuje studie z časopisu Personnel Psychology. Už pouhých dvacet minut každodenního cvičení podle výzkumníků přispívalo ke zlepšení pracovního výkonu (mimo jiné i proto, že účastníci po aktivitě lépe spali a byli vitálnější). Co takhle se ráno místo odkládání budíku protáhnout? Nebo si nechat ujet tramvaj a projít se pěšky z kanceláře?

• Součástí mého kalendáře byl tento týden i aktivní pohyb.

Vyčleňte si čas na rodinu a kamarády: Hledat strategie, jak být produktivní, je sice důležité, ale neměli bychom zapomínat na naše nejmilejší. A pokud nemáte prostor na to se s nimi v týdnu vidět osobně, domluvte si alespoň, kdy se v brzké době uvidíte. Nebo svým blízkým zavolejte a zeptejte se, co je aktuálně těší a co jim naopak dělá vrásky. Sdílejte s nimi zážitky, fotky i vaše radosti a trápení. Zamyslete se, s kým jste se už dlouho neviděli a na koho jste v poslední době zapomínali – může to být jeden kamarád týdně nebo klidně pět.

• Na vztahové frontě mám tento týden čistý stůl.

Oslavujte. A zahrňte do plánování čas, kdy budete odpočívat, výletit a trávit čas v kruhu milých lidí. Povedlo se vám poskládat tu nejhezčí prezentaci všech dob? Odměňte se dlouhou procházkou a vyčistěte si hlavu. Zvládli jste zkoušku ve škole? Tak hurá do kina nebo pro novou knížku. Každý pokořený úkol může být důvod k oslavě. Nebojte se slavit často a pravidelně.

• Pochválil/a jsem se za 5 věcí, které se mi dnes povedly, a zapsal/a jsem si je (nebo je alespoň pojmenovala nahlas.

V deníku si začněte pravidelně odpovídat na otázky typu:

1. Které oblasti mého života aktuálně vyžadují více pozornosti?

2. Na čem pálím příliš mnoho své energie?

3. Co mi za poslední měsíc dělalo největší radost? Za co jsem vděčný?

4. Z čeho jsem naopak byl/a nejvíc ve stresu? A jak tím pro příště projít se vztyčenou hlavou?

5. V čem se mi daří/ nedaří rozvíjet nebo posouvat? A co nového jsem se naopak v posledních týdnech naučil/a?

• Mám zodpovězeno, splněno a odškrtáno.

Tudy pro další inspiraci

Pokud je efektivní plánování aktuálně vaše téma, pokračujte v produktivní krasojízdě tím, že si přečtete, jak být produktivní a nechat si přitom pomoci od vědy. Nebo se inspirujte od lídrů a profíků v oblasti produktivity. A jestli se zrovna cítíte přehlcení tím, co se děje kolem, co takhle vyzkoušet digitální detox?