Správné věci ve správný čas

Základem efektivního plánování je dát přednost těm nejdůležitějším úkolům a projektům a realizovat je ve správný čas. Ve chvíli, kdy máte nejvíce energie a nejlépe se soustředíte a rozhodujete. Pro někoho to je ráno, pro jiného pozdní odpoledne. Poznejte sami sebe a dělejte správné věci v nejlepší možný čas.

Plánování týden dopředu

Ty úkoly, které vedou k dokončení nejdůležitějších aktivit a projektů, plánujte alespoň týden dopředu. Vyberte konkrétní dny a časy, kdy na nich budete pracovat. Řiďte se bodem č. 1, vyblokujte si na ně čas v kalendáři a střežte jej jako oko v hlavě.

Termíny s předstihem

Dokončení termínovaných úkolů plánujte klidně i několik dní dopředu. Vyhnete se tak v případě, že vaše plány selžou, dokončování na poslední chvíli, což může vést k tlaku a velkému výdeji energie. A tu potřebujete pro lepší soustředění a kvalitní výsledek.

Kouzlo vizualizace

Neustále rozvíjím to, co Liftago je, k čemuž jsou super ilustrace nebo schémata – v Zoomu si z nich dokážu nahrát prezentaci o našem směřování z části kreslenou na iPadu, ale původní schémata začala na ubrousku nebo z nutnosti. Například první kreslené prezentace jsem začal dělat, protože mi ve vlaku chcípnul počítač a naskenovat si stránky z notýsku nějakou z volných aplikací bylo prostě rychlé a vtipné řešení.

Zápisky ze schůzek

Není to nikde napsané, ale při byznysových schůzkách nevypadá dobře, když si zapisujete poznámky do telefonu nebo počítače. Notýsek nebo reMarkable jsou nejlepší volba! Navíc si zpětně snáze vybavíte kontext a další kroky. Je super se zlepšovat ve struktuře poznámek, zvýraznění klíčových slov, sumáře nebo dalších kroků. Jednu z metod zápisků teď krásně propagoval reMarkable v jednom ze svých tutorialů (viz Cornellova metoda).

„Do mobilu nebo počítače si nikdy nenakreslíte náčrtek nebo skicu, kterými vyjádříte svoje myšlenky.“

Nenechávejte své poznámky o samotě

Doporučuju zapojit psané poznámky k ostatním informacím a podkladům, aby byly jednoduše dohledatelné. Zajímám se teď o celkem populární metodu řízení vlastního toku informací „second brain“. I svoje poznámky nebo skicy si proto převádím snadno a rychle do digitální formy, ať už přes aplikaci zdarma jako Turboscan přímo z notýsku (pošlu si je pak na e-mail nebo do Notion) nebo z tabletu reMarkable.

Papír is not dead

Vím, že v době, kdy je všechno online, to svádí k tomu, aby i to do listy a veškeré plánování byly online. Částečně s tím souhlasím. Hlavně, když potřebujete plánovat v týmu. Ale není nad klasický papír na to do listy. Můžete ho mít pořád před sebou a hlavně všechno vidíte vizuálně.

Plánování je rituál

Ať si sepisujete to do listy večer nebo ráno, udělejte si z toho pravidelný rituál. Buď večer před spaním, nebo ráno u snídaně. Důležité je to dodržovat a den vždy začínat s tím, že víte, co budete dělat, kolik času vám to zabere a v jaké posloupnosti na úkoly půjdete.

Mějte úseky na hlubokou práci

Velké věci si žádají velkou energii a fokus. Proto je plánujte. Hluboká práce je stav nerušeného soustředění a využití kognitivního potenciálu na maximum a je to přesně ten stav, kdy z vás padají ty nejlepší nápady a myšlenky. Dejte si ji pravidelně do kalendáře a ten čas si hlídejte, aby vám do něj nic nelezlo. A taky si zařiďte, aby ten čas respektovalo i vaše okolí. Vypněte notifikace, udělejte si k tomu dobrý čaj a pusťte se do velkých věcí.

Expozice

Zásadní zvyk, bez kterého bych nemohla fungovat, je nedělní detailní příprava nadcházejícího týdne. Projdu si naplánované schůzky, vypíšu případné volné bloky a rozplánuju prioritní úkoly tak, aby mi zůstal alespoň minimální čas na operativu.

Peripetie

Během týdne přichází řada podnětů a úkolů, které si zapisuji spolu s myšlenkami a postřehy, o které nechci přijít, na jedno místo. Vše pak postupně procházím a třídím do konkrétních dnů a týdnů.

Happy End

V pátek se ohlížím a procházím vše, co se nestihlo. Zvažuji, zda je úkol stále relevantní. Zároveň kontroluju, kdo mi co dluží, a procházím sekci „Čekám na“. Tento model se pokouším aplikovat i na denní bázi, ale ne vždy se mi to daří dle mých představ.

Při plánování hodně pracuji s odhadem, jak dlouho mi daná činnost zabere. Tento čas se snažím zpětně opět vyhodnocovat. Tak se postupně učím lépe odhadovat náročnost a zajistit si přípravu.

Vytvořte si vlastní systém

Vedu si Google kalendář, který každé ráno a každý večer kontroluju a dopisuju. Co tam nemám, to v hlavě jenom těžko udržím. V práci si navíc píšu úkoly fixou na bílou tabuli, doma zase křídou na zeď natřenou černou barvou.

Psát, psát, psát

Dělám si seznamy, různé podrobné to do listy, a to jak v práci, tak doma. Nejvíc se mi osvědčily ty na papír. Zkoušel jsem teď nějakou dobu psát si je online, ale škrtnout si hotový úkol na počítači nějak není ono.

Žádná prázdná políčka

Plánuju i pár měsíců dopředu, abych měl pořád co dělat. Zní to trochu paradoxně, ale když mám před sebou prázdný kalendář, tak mám pocit, že ho musím zaplnit, a program se mi na poslední chvíli vždycky až podezřele naplní.

Tvoř, pracuj, plánuj, sni

Novinka na konec. K novému roku jsme pro vás připravili týdenní plánovač PRIORITY s předtištěným obsahem, který vám pomůže nevzdalovat se od vašich cílů díky určení priorit dne a týdne, to do listu, vyhodnocení předešlých ne/úspěchů a pěstování nových návyků. Můžete ho propojit s dalšími prvky z rodiny Planoo a vytvořit si bezchybný plánovací systém na míru.