Představte si, že je váš den dokonale zkomponovaná symfonie. Každý úkol má své místo a přesně ví, kdy přijde jeho čas. Žádné chaotické přepínání mezi tabulkami, e-maily a kalendářem. A konec výčitek z posunutých deadlinů. To je kouzlo time blockingu a time boxingu – dvou technik, které vás navedou k větší produktivitě i klidnější mysli.

Zní to příliš snově? S využitím time blockingu a time boxingu – efektivních metod pro organizaci času – nemusí tenhle sen zůstat jen na papíře. Pomohou dát vašim denním úkolům jasnou strukturu, vytvořit prostor pro soustředěnou práci a předejít pocitu, že vám čas mizí v nenávratnu. Dobře rozplánovaný harmonogram totiž neznamená méně svobody – ale pravý opak!

Jak funguje time blocking?

Pravidla time blockingu jsou jednoduchá: jde o time managementovou metodu, se kterou si v kalendáři předem vyhradíte určitý časový úsek na konkrétní úkol nebo činnost. Začnete tím, že nebudete nosit povinnosti, které si musíte v daný den odškrtnout, pouze v hlavě, ale povoláte na pomoc diář, plánovač nebo to do list. Následně si přehledně rozdělíte váš den do ohraničených bloků, které dedikujete konkrétním činnostem a stanovíte jasné časové omezení. A pak už jen stačí následovat rozvrh a v ideálním případě se pokusit eliminovat všechna rozptýlení, která by vás mohla svést z cesty.

Jak si to představit? Dopoledne v kalendáři grafického designéra by pak mohlo vypadat třeba takhle: 90 minut kreativní práce na návrhu webu. Hodina na experimentování s novými technikami. A 45 minut věnovaných administrativě a zodpovězení e-mailů klientům. Půl hodiny na oběd. A odpoledne v diáři webového vývojáře? I to může mít jasně danou strukturu: Tři hodiny soustředěného programování. Krátká 20 minutová pauza na doplnění energie. Hodina a půl na komunikaci s týmem na zpětnou vazbu a nakonec hodina vyhrazená pro meeting s klientem.

Výhody time blockingu:

• Rozvrh pod kontrolou: Budete mít dokonalý přehled o tom, do jakých úkolů vkládáte svou energii. A čas vám přestane protékat mezi prsty.
• Redukce rozptýlení: Zahrajete si občas myšlenkový ping pong, kdy mozek přepíná z jednoho úkolu na druhý a často bez úspěchu? S tím je konec. Díky jasně definovaným blokům udržíte pozornost tam, kde ji zrovna chcete – a potřebujete – mít.
• Pevné pracovní návyky: Pravidelné blokování času na konkrétní úkoly vám pomůže vytvořit si stabilní rutinu. Pokud si například každé ráno vyhradíte 90 minut na hlubokou práci, váš mozek si na tento rytmus zvykne a vaše produktivita poroste.
• Méně stresu: Chaotický rozvrh vede k neustálému přepínání mezi úkoly, což zvyšuje hladinu stresového hormonu – kortizolu. Time blocking vám dodá jistotu v tom, že jste si na všechno podstatné vyčlenili dostatek času a na nic nezapomněli!
• Čas na radovánky: Když si čas blokujete vědomě, snadněji si naplánujete i sloty na aktivity, které vás dobíjejí – ať už jde o pomalý ranní rituál v podobě filtrované kávy, večerní tenis po práci nebo pravidelné psaní deníku.

Jak funguje time boxing?

Teď, když už znáte pravidla time blockingu, je na čase seznámit vás s další metodou pro organizaci času, která jde ještě o jeden stupeň výš. Time boxing sice také pracuje s jasně vymezenými časovými bloky, ale zároveň do time managementové hry přidává ještě faktor pevně stanoveného limitu. Takže jakmile čas vyprší, jde se na další úkol – práce se totiž přizpůsobuje času, a ne naopak.

Jak to vypadá v praxi? Zvolíte si task, který potřebujete vyřešit: třeba rutinní zodpovězení e-mailů. Vyhradíte si na něj pevně dané časové okno: 45 minut. A jakmile skončí, přesouváte se na další úkol bez ohledu na to, jestli jste stihli na všechno odpovědět, nebo ne. 

Zároveň je ale potřeba dodat, že ačkoliv může být time boxing efektivním katalyzátorem vaší produktivity, v případě, že si nastavíte nerealistické cíle, se namísto radosti dostaví spíš frustrace. Proto je u této metody ideální začít pozvolna – třeba s jedním nebo dvěma časovými boxy vyhrazenými pro povinnosti, u nichž předem dokážete dobře odhadnout časovou náročnost. A zároveň by nemělo jít o kreativní úkoly, u kterých kvalita vítězí nad rychlostí.

Výhody time blockingu:

• Efektivita na prvním místě: Znáte Parkinsonův zákon, který říká, že práce se roztahuje tak, aby vyplnila veškerý dostupný čas? Pokud si na úkol vyhradíte tři hodiny, nejspíš bude trvat tři hodiny, než si ho odškrtnete. S time boxingem si nicméně stanovíte pevný časový limit, který vás bude popohánět směrem k větší efektivitě.
• Eliminace perfekcionismu: Perfekcionismus je tím největším rivalem produktivity. Pokud ale víte, že máte na zpracování prezentace jen 60 minut, nestrávíte půl hodiny vybíráním ideálního fontu. Nebo?
• Sbohem prokrastinace: Pocit, kdy se vám nechce do určitého úkolu pouštět už jen proto, že jde o příliš velké sousto, nejspíš důvěrně znáte. Time boxing vám pomůže tuhle bariéru zbourat – protože když víte, že něco bude trvat jen 45 minut, začít je mnohem jednodušší.

Jak si zorganizovat čas s time blockingem a time boxingem?

Ani jedna z metod není lepší než ta druhá. Time blocking vetkne vašemu kalendáři řád a pevné mantinely. Time boxing zase rychlost a tah na branku. A nejlépe fungují, pokud se vám podaří je kombinovat:

1. Začněte volbou vhodného papírového nebo digitálního asistenta (nám nejlépe funguje Google Calendar, ale mohl by vám vyhovovat i Todoist, Notion nebo Pomodone).

2. Rozvrhněte si den do přehledných časových bloků, které budou odpovídat vašemu biorytmu i pracovním potřebám. A pokud by to bylo příliš náročné – můžete třeba začít jen jedním dopolednem v týdnu.

3. V rámci časových oken pak aplikujte princip time boxingu pro dílčí kroky a úkoly – a nebojte se zapojit stopky.

4. Držte se pravidla 70/30:  70 % zaplníte jasně danými bloky a 30 % necháte volných pro nečekané úkoly, řešení problémů a hlavně – kreativitu!

5. Nezapomínejte, že svůj vlastní časový slot by mělo dostat i pravidelné doplňování energie. A taky prostor pro osobní aktivity a dostatek odpočinku.

6. V každém týdnu si vyhraďte „náhradní čas“ pro všechny úkoly, které jste mezi pondělím a pátkem nestihli dotáhnout.

7. Time blocking a time boxing nejsou jen o tom, jak začínáte den, ale i o tom, jak ho končíte. Součástí vašeho dne by tak měl být i rituál, který vám pomůže vypnout pracovní mód. Může to být krátká procházka z kanceláře, příprava diáře na další den nebo třeba puštění oblíbeného playlistu!